Munkavállalás-Nem mindegy, hogy irodavezető vagy adatrögzítő!

Irodavezető, recepciós, adatrögzítő, személyi vagy vezetői asszisztens, titkárnő, esetleg egyszerűen „csak” irodai munkatárs – számtalan elnevezéssel keresnek a cégek adminisztratív munkakörökbe kollégákat. Kapósak ezek a pozíciók, jellemzően sokan megpályázzák azokat, mégis nagy kihívás elé állítja a HR-vezetőket, cégvezetőket az ideális jelölt felkutatása. Hogy miért? A jelentkezők sokszor úgy gondolkodnak, elég, ha az elvárt feltételeknek csak részben felelnek meg, és próba szerencse alapon beadják az önéletrajzukat. Pedig minden meghirdetett pozíciónak más és más a tartalma (átfedések persze lehetnek); különböző céges hierarchiába és vállalati kultúrába illeszkednek. Ami megkérdőjelezhetetlen: komplex tudással kell rendelkeznie manapság egy iroda vezetőjének vagy egy menedzserasszisztensnek, ide tartoznak a szakmai és személyi követelmények is.

Szendi Viktória, az egyik munkaerő-kölcsönzéssel és -közvetítéssel foglalkozó cég vasi kirendeltség-vezetője megerősíti: a fenti pozíciók, attól függetlenül, hogy nevükben hasonlóak, a cég profilja szerint különbözőek.

Általánosságban az irodavezető koordinálja a hozzá tartozó egység működését, összefogja és irányítja az ott dolgozók munkáját, segíti őket. Betartatja a szabályokat, hiszen övé az ellenőrző szerep és ezáltal a felelősség is. Ezen kívül figyeli a vevői elégedettséget, a konkurencia tevékenységét, valamint, ha a munkaköre megkívánja, értékesíti a cég szolgáltatásait, termékeit, új ügyfeleket, vásárlókat szerez.

A vezetői vagy menedzserasszisztens a menedzser mindennapi munkáját támogatja: tárgyalásokat szervez, kimenő és bejövő e-maileket, telefonokat kezel, fogadja és kiszolgálja a vendégeket, számlákat, szerződéseket tart nyilván, riportokat, prezentációkat készít, irodaszereket szerez be, az iroda zökkenőmentes működéséért felel. Önálló és kreatív ember, a vezető munkájának segítője, tulajdonképpen a főnök támasza. A recepciósok vagy titkársági asszisztensek feladata megint más: egy magánklinikán például a pácienseket tájékoztatják. Fogadják a beérkező hívásokat, kezelik az e-maileket, a postát. Az általános adminisztráció és a beszállítókkal való kapcsolattartás is a napi teendőik közé tartozik. Az adatrögzítők is irodai adminisztrációs munkát végeznek, de más jellegűt és a felelősségük is más: Excel táblázatokban rögzítik és ellenőrzik az adatokat, dokumentumokat kezelnek, szkennelnek és irattáraznak, leveleket borítékolnak.

Az utóbbi munkakört tökéletesen el tudja látni egy alap- vagy középfokú végzettségű, az Excel-ben jártas, hasonló területen tapasztalatot szerzett, precíz munkavégzésre képes pályázó. A kirendeltség-vezető szerint egy multinál a vezetői asszisztens jó, ha készségszinten kezeli az MS Office programokat, az Excelt és a PowerPointot. Folyékonyan beszél, ír angolul és/vagy németül, divatos szóval élve proaktív, motivált, erős problémamegoldó készséggel. Természetesen jó, ha van hasonló munkakörben tapasztalata, és előny, ha jogosítvánnyal, saját autóval és gazdasági végzettséggel is rendelkezik.

A munkát keresőknek, váltani szándékozóknak Szendi Viktória azt javasolja: olvassák el alaposan és vegyék komolyan a feltüntetett elvárásokat.

Ne „szórják szét” az önéletrajzukat arra apellálva: hátha így is megfelelnek és valamelyik állás csak összejön. Gondolják át, milyen eséllyel pályázhatnak az adott pozícióra, szerezzenek információt az állást meghirdető szervezetről, és csak azután adják be fényképes önéletrajzukat és (fontos!) motivációs levelüket. Ha munkaerő-közvetítő céget bíz meg egy munkáltató, ők a keresett pozícióra elvégzik a telefonos előszűrést és a megfelelő jelentkezőkkel személyes interjút készítenek. Ott a munka elvégzéséhez szükséges szakmai kompetenciákon túl a személyiségbeli jellemzőket is tesztelik.