Meddig őrizzük az iratokat?

Az új szabályozás szerint a munkavállalóra, valamint a volt munkavállalóra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni a vonatkozó dokumentumokat. Emellett akkor is, ha a munkáltató jogutód nélkül megszűnik. Ilyenkor a dokumentumok őrzésének helyét a nyugdíjbiztosítási szervnek is be kell jelenteni. Korábban a munkáltatással kapcsolatban keletkezett dokumentumokat nem lehetett selejtezni, szükséges volt a hosszú távú megőrzésük, ami a könyvelő szakmában ötven évet jelentett akkor is, ha ezt jogszabály egyértelműen nem írta elő.

Az új szabályozás alapján most konkretizálódott az érintett iratok megőrzési ideje, például egy 1992-ben született munkavállaló esetében a munkáltató így is köteles 2062-ig megőrizni a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns dokumentumokat. Arra a foglalkoztatóra, aki a bejelentési vagy megőrzési kötelezettséget elmulasztja, illetve megszűnés esetén a volt tulajdonosra mulasztási bírság szabható ki. Az új eljárás kapcsán nem elhanyagolható tényező az általános adatvédelmi rendelet sem, amelyet a foglalkoztatónak kivétel nélkül figyelembe kell vennie az iratok megőrzésekor. Eszerint a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok csak addig tárolhatók, ameddig arra jogszabály kötelez, vagyis a munkáltatónak ügyelnie kell arra is, mikor jár le az őrzési kötelezettség.