Hogyan lehet motiválni távolból? – Szakértő ad tanácsot

Ezrek dolgoznak otthonról – és nem csak eseti jelleggel –, mióta a Kormány kihirdette a veszélyhelyzetet. Az eddigi vezetői működés, a rutinok a megváltozott környezetben csak alaposan újragondolva működőképesek, de ugyanúgy szükség van célkitűzésre, ellenőrzésre és számonkérésre – mondják a szakemberek. A támogatás és az ellenőrzés módjáról business coach-ot kérdeztünk.

A home office-munkavégzés is ugyanolyan hatékony megfelelő keretek között, ebből indul ki Gabulya Beatrix. Szerinte ahhoz, hogy egy vezető támogatni tudja otthonról dolgozó kollégái munkáját, elsődleges, hogy kellő önbizalommal elhiggye, tudja kezelni a helyzeteket.

– Ha félelemmel és aggodalommal irányítjuk a munkatársainkat, nem tudunk bizalmat adni másoknak. Sok menedzsernek még komfortzónán kívüli a home office, pedig a világ számos országában évtizedek óta létező formája ez a munkavégzésnek – mondja. A vezetői stílusok közül szerinte érdemes a coaching szemléletűt választani: a lényege, hogy olyan dialógust alakítsunk ki, amelyben közösen fogalmazzuk meg, hogy mi a munkavállaló feladata, célja (jó, ha ezek mérhetők), és ezeket a célokat hogyan éri majd el – napról napra, hétről hétre vagy hónapról hónapra. Érdemes figyelembe venni, hogy melyik munkatárs igényli az iránymutatást akár naponta, és ki az, aki csak heti 2-3 alkalommal. Az utóbbiak ilyenkor számoljanak be, hogy haladnak, látható teljesítményt kell letenniük az asztalra. Sok múlik azon is, ki milyen karrierszinten van, milyen tapasztalattal bír. Logikus, ha egy pályakezdőt vagy csak néhány hónapja a cégnél dolgozó kollégát ilyenkor jobban támogat a vezető, mint egy idősebb kollégát. De az előbbiek fordítottjára is van példa: egy szenior kollégának kevés van home office tapasztalata, ezért nagyobb támogatást igényel. Azt még lényeges szem előtt kell tartania a vezetőnek, hogy mindenki elismerésre vágyik. A támogatási rendszer tehát legyen egyénre szabott, a kialakítása attól is függ, hogy a munkavállaló passzív, aktív, reaktív vagy proaktív ember-e. Minél proaktívabb és céltudatosabb valaki, annál könnyebb megoldani vele a home office-t – mondja.

A business coach állítja, fontos dimenzió az is, milyen a munkavállaló önmotivációja. Van, akit állandóan motiválni kell, mást egyáltalán nem, úgy is elvégzi a feladatát. – Érdemes hetekre lebontani a célokat, és hetente jelentést kérni szóban is: erre jó alkalom a külön beszélgetés telefonon, így nem csak az Excel fájlokban rögzítve látszik, ki mit végzett. Napindító értekezletekkel kezdődhet a napi munka, emellett hasznosak a heti meetingek.

Különbség van egyéni és csoportos támogatás között: főleg nemzetközi teamek esetén – értékesítés, marketing területen például – az elvégzett munka hatékonyságára jó koncentrálni a heti egyszeri bejelentkezéskor.

Fontos tisztázni mind az egyénnel, mind a csapattal: ha esélyt lát arra, hogy nem tudja a feladatot határidőre teljesíteni, azt azonnal jeleznie kell. Ha megoldható, működjön helyettesítési rendszer: amikor az egyik munkatárs át tudja venni a másik feladatait rövid vagy hosszú távon. Hasznos, ha a vezető a junior vagy új kollégák mellé kinevez egy támogató társat, aki jól ismeri a szervezetet: ilyenkor a mentorát hívja elsőként, aki elakad.

Végül fontosnak tartja megjegyezni: kezeljük nyíltan, hogy az otthoni munkavégzésbe igenis belefér, hogy a koronavírus idején óvoda hiányában otthon lévő gyerekeknek ebédet adunk, kiteregetünk, ebéd után kávézunk – ezt a munkahelyen is megtennénk –, hogy reggel még pizsamában ülünk a gép előtt, mindamellett rendben kezdjük a munkát. Bele kell, hogy férjen a flexibilis időkihasználás is: egyik nap hosszabban dolgozunk, a másikon viszont már ebéd után letesszük a lantot. – A munkavállalóknak nagy szükségük van arra, hogy ne érezzenek bűntudatot. Minél jobban „le tudják rakni” a félelmeket, annál komfortosabban érzik magukat. Ehhez az kell, hogy ne az órákban mért teljesítményre, hanem a célokra, a határidőkre és a hatékonyságra koncentráljunk. Ahol egy célért közösen dolgoznak, jelen van az önmotiváció, még az is megtörténhet, hogy a munkavállaló jelzi: a jelenleginél is többet tud vállalni. Aki elégedett, az szárnyal, sokkal nagyobb teljesítményre képes – mondja Beatrix.

Hozzáfűzi azt is: ha valaki nem halad a feladataival – és ez a koronavírus által kényszerűen elrendelt home office-ban merül fel először –, akkor nagyobb vagy más jellegű problémáról van szó. A home office önmagában nem kreál olyan helyzetet, hogy a problémák először ezalatt jelentkezzenek. A vezetőé (is) a felelősség, ha korábban nem vette észre a kolléga mentalitását – a helyzet bizalmi válságot eredményezhet.